Einfach online: Warum Vermittler auf digitale bAV-Verwaltung setzen

Seit mittlerweile 3 Jahren unterstützt das Canada Life bAVnet Arbeitgeber und Vermittler bei der digitalen Verwaltung der bAV-Verträge. Die Zahlen sprechen für sich: Seit Einführung der Plattform haben sich über 600 Arbeitgeber registriert und nutzen diese für die Verwaltung der bAV-Verträge. Mit ihr können sie verschiedene Änderungsanträge ganz einfach online einreichen und erhalten sogar die Police digital. Allein 2024 wurden so rund 30.000 Dokumente digital bereitgestellt.
Doch wie gut funktioniert die Plattform tatsächlich im Alltag der Vermittler? Um das herauszufinden, haben wir mit 3 bAV-Experten gesprochen: Die FE Gruppe (Fonds Experte), Chrishona Service-Gesellschaft und Sekura GmbH teilen ihre Eindrücke und Erfahrungen mit uns.

Wieso sind Sie von der physischen Verwaltung auf die digitale Verwaltung gewechselt? Und was sagen die Arbeitgeber dazu?

FE Gruppe (Fonds Experte): Ganz klar, um effizienter zu arbeiten. Zudem ermöglicht uns die digitale Verwaltung, Dokumente schneller zu finden, papierlos zu arbeiten und ortsunabhängig Zugriff auf wichtige Informationen zu haben. Außerdem bringt es Platzersparnis im Büro, denn die Aktenschränke sind weg. Ich würde sagen, dass 99 % der Personalabteilungen begeistert sind, wenn ich sie aktiv darauf anspreche.

Chrishona: Sowohl in der Eigenverwaltung als auch in der Verwaltung durch Arbeitgeber ist die digitale Verwaltung schneller und leichter umzusetzen. Gerade bei größeren Arbeitgebern ist der Wunsch nach digitaler Verwaltung da, der sich gut realisieren lässt.

Sekura: Durch die digitale Verwaltung profitieren wir von kürzeren Bearbeitungszeiten und haben dadurch gleichzeitig weniger Aufwand. Unser Vorschlag, die digitale Verwaltung einzuführen, kommt sehr gut beim Kunden an.

Welchen konkreten Nutzen haben Sie und Ihre Kunden, sprich Arbeitgeber, durch die digitale bAV-Verwaltung?

FE Gruppe (Fonds Experte): Die Plattform ermöglicht eine vereinfachte und effiziente Verwaltung der bAV. Besonders hervorzuheben ist die Zeitersparnis, da Wiedervorlagen und das Warten auf die Rücksendung unterschriebener Formulare entfallen. Die Plattform ermöglicht es, Prozesse digital abzuwickeln und direkt zu finalisieren.

Chrishona: Viele Routineaufgaben wie Anmeldungen von neuen Mitarbeitern, Adressänderungen, Beitragsänderungen oder auch Unterbrechungen wegen z. B. Elternzeit können direkt  vom Arbeitgeber erledigt werden. Es ist nicht mehr nötig, dass Vermittler oder Versicherer zusätzlich involviert sind. Ziel für die Zukunft muss aber auch hier eine noch bessere Umsetzung der einzelnen Aufgaben sein.

2024 hat Canada Life das Arbeitgeber-Postfach eingeführt, durch das Arbeitgeber Vertragsunterlagen digital erhalten können. Machen die Arbeitgeber davon Gebrauch?

FE Gruppe (Fonds Experte): Ja, da viele Unternehmen mittlerweile auf eine digitale Mitarbeiterakte umgestellt haben und die Post darin ablegen können. Bisher hatte ich nur eine Firma, die die Post weiterhin in Papierform haben möchte.

Sekura: Wir forcieren das Arbeitgeber-Postfach bei unseren Kunden mit digitaler Verwaltung, da so der Postversand gänzlich eingestellt wird.

Stärkt oder schwächt eine digitale Vertragsverwaltung die Bindung zwischen Vermittler und Arbeitgeber?

FE Gruppe (Fonds Experte): Die Sorge, dass die digitale Vertragsverwaltung die Bindung zwischen Vermittler und Arbeitgeber schwächen könnte, hat sich bei uns bisher nicht bestätigt. Im Gegenteil: Die Zusammenarbeit funktioniert genauso gut wie zuvor. Wir stehen weiterhin in engem Kontakt mit den HR-Abteilungen unserer Kunden. Dadurch bleibt die persönliche Beziehung bestehen, während die digitale Verwaltung die Prozesse zusätzlich vereinfacht und effizienter gestaltet.

Chrishona: Das kommt drauf an. Arbeitgeber mit wenigen Mitarbeitern sind über die persönliche Beziehung und über Absprachen mit uns als Vermittler dankbar, da vieles an Hintergrundwissen nicht vorhanden ist. Für größere Arbeitgeber geht es um Effizienz in der Personalbetreuung, da hilft ein gut funktionierendes System. Die Kontakte kommen dann hauptsächlich bei Fragen, die nicht mal eben „online“ zu klären sind und sind dann eine Chance für eine persönliche Betreuung.

Sekura: Sie stärkt die Kundenbindung aus unserer Sicht. Wir übernehmen die Änderungen im bAVnet für unsere Kunden – sie müssen sich nicht selbst darum kümmern.

Wie ist der typische Ablauf beim Onboarding des Arbeitgebers auf die Plattform?

FE Gruppe (Fonds Experte): Er beginnt mit einer von mir vorgefertigten E-Mail, in der ich die Unternehmen darüber informiere, dass wir nach und nach unsere Kunden auf die digitale Vertragsverwaltung umstellen. In dieser E-Mail hebe ich die Vorteile hervor und bitte um Zusendung des Freischaltcodes. Wenn ich diesen dann erhalte, richte ich die Vertragsdaten entsprechend ein. Anschließend vergebe ich die gewünschten Zugriffsrechte – entweder als Administrator oder mit eingeschränkten Berechtigungen. In einer weiteren E-Mail erläutere ich den Ablauf Schritt für Schritt und füge Screenshots hinzu, die die jeweiligen Schritte veranschaulichen. Dieser Prozess hat sich bewährt, da ich in der Regel nur wenige Rückfragen erhalte.

Chrishona: Wir richten zunächst einen Zugang ein, um die Vertragsverwaltung zielgerichteter zu gestalten und zeigen dem Arbeitgeber dann die Möglichkeiten auf. Bisher haben die Ansprechpartner dies stets positiv aufgenommen und weitergeführt.

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Nach 3 Jahren Praxiseinsatz zeigt sich: Die digitale bAV-Verwaltung wird von Vermittlern und Arbeitgebern gut angenommen. Die Plattform ermöglicht eine effizientere und einfachere Verwaltung der bAV, was in der Praxis zu spürbaren Vorteilen führt. Besonders Unternehmen mit digitalisierten Prozessen profitieren vom Arbeitgeber-Postfach. Die persönliche Betreuung bleibt dabei erhalten – digitale Verwaltung und enge Kundenbeziehung schließen sich nicht aus.

Und auch Canada Life selbst steht seit 25 Jahren als bAV-Experte an der Seite der Vermittler.

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