Microsoft Forms: Bringen Sie Ihr Vermittlerbüro auf das nächste Level

Beitrag von Thobias Zollo, Teamleiter Digital Sales Solutions bei Canada Life

In der digitalen Welt von heute ist das Sammeln und Auswerten von Daten Gold wert – auch für Ihren Vertrieb. Mit der Web-App „Microsoft Forms“ können Sie relevante Informationen von Kunden erfassen und direkt auswerten. Wir zeigen Ihnen, wie vielseitig Sie das Tool einsetzen können.

Kundendaten einfach erfassen und auswerten

Mit Microsoft Forms können Sie schnell und einfach benutzerdefinierte Formulare erstellen, um Daten von Kunden und Interessenten zu erfassen. Sie können zum Beispiel Umfragen zur Kundenzufriedenheit, Anmeldeformulare für Beratungstermine oder Feedbackbögen erstellen.

Um ein Formular anzulegen, können Sie aus einer Vielzahl von Vorlagen wählen, die Sie anschließend an Ihr Unternehmensdesign angleichen. So können Sie beispielsweise die Schriftart oder Farben anpassen. Für jede Frage, die dem Formular hinzugefügt wird, können Sie festlegen, ob es sich zum Beispiel um eine Mehrfachauswahl, eine reine Texteingabe, ein Datum, eine Bewertung und vieles mehr handelt.

Das erstellte Formular lässt sich anschließend einfach per Link mit Ihren Kunden oder Interessenten teilen. Alternativ können Sie auch einen QR-Code generieren. Das ist eine praktische Möglichkeit, um den Zugriff auf das Online-Formular zu erleichtern, vor allem für mobile Benutzer oder in gedruckten Materialien.

Praxistipp: Erstellen Sie Ihre nächste Kundenzufriedenheitsumfrage über Microsoft Forms, drucken Sie den QR-Code zur Umfrage aus und stellen Sie einen Aufsteller mit dem Code auf Ihren Bürotisch. So ist die Umfrage ständig präsent für Ihre Kunden.

Mit Microsoft Forms die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verbessern

Neben der Erfassung von Kundendaten eignet sich Microsoft Forms auch für die interne Zusammenarbeit. Formulare, Umfragen oder auch Quizze können Sie einfach im Team erstellen, teilen und gemeinsam bearbeiten. Dies fördert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind. Zudem können Sie externe Partner und Kunden problemlos in den Prozess einbinden, indem diese über einen Webbrowser auf die Formulare zugreifen.

Die Formulare können von jedem Gerät aus erstellt und ausgefüllt werden – sei es am Desktop-PC im Büro, am Tablet bei einem Kundengespräch oder am Smartphone. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht Ihren Kollegen, auch außerhalb des Büros effizient zu arbeiten.

Einfache Auswertung und Analyse

Die in Microsoft Forms integrierten Analysefunktionen inklusive KI ermöglichen es Ihnen, die gesammelten Daten schnell und einfach auszuwerten. So können Sie unter anderem Trends und Muster in den Antworten erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Die Ergebnisse können Sie in übersichtlichen Diagrammen und Berichten darstellen, was die Entscheidungsfindung erleichtert. Die erfassten Daten können Sie zudem direkt in Excel exportieren und dort weiterverarbeiten.

Ansicht beispielhafte Auswertung

Praxisbeispiel: Optimierung der Kundenkommunikation

Ein Vermittlerbüro nutzt Microsoft Forms, um die Kommunikation mit seinen Kunden zu verbessern. Zuvor wurden Anfragen und Rückmeldungen oft per E-Mail oder Telefon entgegengenommen, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führte. Mit Microsoft Forms erstellt das Büro ein benutzerfreundliches Online-Formular, über das Kunden ihre Anfragen und Rückmeldungen direkt eingeben können. Damit die Formularantworten automatisch in Excel einfließen, legte das Team das Online-Formular in OneDrive an und wählte die Option „Forms für Excel“. So entfällt eine manuelle Übertragung der Daten in Excel und die Mitarbeiter können in Echtzeit das Dokument bearbeiten. Das Ergebnis: Das Team konnte die Bearbeitungszeit deutlich verkürzen und die Kunden sind zufriedener.

Zugang und Kosten

Wenn Sie ein Microsoft-Konto haben, stehen Ihnen die Grundfunktionen von Forms kostenfrei zur Verfügung. Das beinhaltet das Erstellen von Umfragen und Quizzen, das Anzeigen von Ergebnissen sowie die Nutzung grundlegender Analysefunktionen.
Benötigen Sie erweiterte Funktionen, wie zum Beispiel die Integration von anderen Microsoft-Diensten wie Excel oder SharePoint, müssen Sie ein Microsoft-365-Abonnement kaufen. Die genauen Kosten hängen dann davon ab, für welches Paket Sie sich entscheiden.*

Fazit

Mit Microsoft Forms können Sie schnell und einfach Informationen von Kunden sammeln und auswerten. Auch im eigenen Team kann das Tool unterstützen und Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Somit steigern Sie Ihre Produktivität und können gleichzeitig einen besseren Kundenservice anbieten. Nutzen auch Sie die Vorteile von Microsoft Forms und bringen Sie Ihre tägliche Arbeit auf das nächste Level!

* Hinweis: Bitte stellen Sie den vertraulichen Umgang mit externen Partner- und Kundendaten sicher, da Sie für die Datenschutz- und Sicherheitspraktiken verantwortlich sind.