Damit der Laden im Ernstfall auch ohne Sie läuft
Wenn Sie als Chef plötzlich aussetzen müssen oder gar längerfristig ausfallen, kann dies schwerwiegende Folgen für den Fortbestand Ihres Vermittlerbetriebs haben. Schlimmstenfalls droht sogar das Ende Ihres Unternehmens. Welche Vorkehrungen Sie für diesen Fall der Fälle treffen können, zeigen wir Ihnen in unserem heutigen Artikel.
Das Schicksal schlägt meist unerwartet und aus heiterem Himmel zu: Ein Unfall oder eine schwere Erkrankung können jeden plötzlich aus dem Arbeitsleben reißen. Unternehmer wie Sie als Versicherungsvermittler sind dabei gleich doppelt betroffen.
Den Einkommensausfall für sich persönlich können Sie durch Versicherungen wie etwa eine Krankentagegeld-, Berufsunfähigkeits-, Grundfähigkeits- oder auch Schwere-Krankheiten-Police auffangen. Darüber hinaus stellt sich aber eine weitere Frage: Wie geht es mit Ihrem Betrieb weiter?
Nicht nur in finanzieller Hinsicht
Denn durch den vorübergehenden oder längerfristigen Ausfall Ihrer Arbeitskraft sinken die Einnahmen oder fallen im schlimmsten Fall sogar ganz weg. Die Fixkosten wie etwa für Personal, Miete oder Leasing laufen aber weiter.
Neben den finanziellen entstehen aber auch (betriebs-)organisatorische Probleme: Offene Vorgänge müssen erledigt, Bestandskunden weiter betreut und Neukunden akquiriert werden.
Dabei gilt die Faustformel: Je kleiner das Unternehmen und je länger der Ausfall des Unternehmensführers, umso stärker ist die Firmenexistenz bedroht.
Wer soll Sie vertreten?
Um dieses Risiko zu minimieren, hilft nur eine detaillierte Notfallplanung weiter – und zwar bevor der Ernstfall eingetreten ist. Vor allem für den Fall Ihrer Geschäftsunfähigkeit müssen Sie sich überlegen, wer Sie vertreten soll. Denn ansonsten wird gerichtlich ein Betreuer bestimmt (§ 1896 Abs.1 BGB).
Achten Sie bei der Bestimmung Ihrer Vertretung unbedingt darauf, dass diese die berufsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt und auch im Besitz der erforderlichen Gewerbezulassungen ist. Ist dies nicht der Fall, droht spätestens bei einem längeren Ausfall die Betriebsstilllegung durch die zuständige Aufsichtsbehörde.
Legen Sie darüber hinaus fest, welcher Mitarbeiter für welche Ihrer Aufgaben zuständig sein soll, während Sie außer Gefecht gesetzt sind. Besonders wichtig: Sprechen Sie bereits im Vorfeld mit allen Betroffenen. Denn jede noch so gut erdachte Vertretungsregelung nützt nichts, wenn sie im Notfall abgelehnt wird. Zudem können Sie eventuelle Streitigkeiten und Reibereien vermeiden, die durch verschobene Hierarchien entstehen können.
Der „Notfallkoffer“ als Existenzretter für den Betrieb
Dokumentieren Sie die Verantwortlichkeiten für den Notfall und notieren Sie die vollständigen Kontaktdaten der betroffenen Personen. Damit haben Sie den Grundstock für Ihren Notfallkoffer gelegt – je nach Vorliebe analog oder digital.
Außerdem sollten Sie mit dem Notfallkoffer Ihrem Vertreter alle notwendigen Informationen an die Hand geben, um den Betrieb in Ihrem Sinne weiterführen zu können. Dazu gehören unter anderem
- alle relevanten Arbeits-, Geschäfts- (Bank, Versicherungen, Courtagevereinbarungen, aktueller Muster-Maklervertrag, etc.) und Lizenzverträge (Software),
- wichtige Bankdaten (Liste mit Passwörtern für Online-Banking, erforderliche Pin- bzw. Tan-Informationen und nicht zu vergessen die Bankkarten),
- IT-Informationen (Computer-Passwörter, Passwörter für die genutzten Programme und für die Social-Media-Aktivitäten des Unternehmens, Regelungen zur Datensicherung etc.),
- eine Auflistung der betrieblichen Zahlungsverpflichtungen,
- eine Liste mit Adressen und Telefonnummern von wichtigen Geschäftspartnern (wie etwa Steuerberater, IT- oder auch Vertriebspartnern),
- Betreuungsverfügung, Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, (Unternehmer-) Testament.
Weitere Tipps:
Oft hilft ein Blick von außen – von einer emotional unbeteiligten Person – dabei, eine klar strukturierte und optimale Notfallplanung zu entwickeln. Darüber hinaus kann eine „Notfallübung“ im Betrieb Sicherheit für den Ernstfall schaffen und eventuelle Lücken aufzeigen.
Bei einer rechtssicheren Umsetzung können Anwälte, Notare und spezielle Dienstleister für Unternehmensnachfolge weiterhelfen.