Effizienter arbeiten mit Microsoft Loop: So verbessern Sie die Arbeit im Team

Beitrag von Thobias Zollo, Teamleiter Digital Sales Solutions bei Canada Life:

Effizienz ist der Schlüssel zum Erfolg in der täglichen Büroarbeit. Microsoft Office ist deshalb für Sie sicher ein unverzichtbares Werkzeug. Doch nutzen Sie wirklich alle Tools mit ihrem vollen Potenzial? Microsoft Loop ist eine innovative Lösung, um die Teamarbeit zu optimieren und den Büroalltag zu erleichtern. Erfahren Sie, womit die App punktet.

Microsoft Loop ist eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit im Team. Mit der App lassen sich Inhalte strukturiert aufbauen, mit Kolleginnen und Kollegen teilen und bearbeiten.
Ein herausragendes Merkmal von Loop ist die Echtzeitkollaboration. Teammitglieder können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Änderungen in Echtzeit verfolgen und sofort Feedback geben. Damit brauchen sie nicht mehr verschiedene Versionen eines Dokuments ablegen und der Überarbeitungsprozess ist erheblich einfacher.

Als cloudbasierte Lösung ermöglicht Loop den Zugriff auf Arbeitsbereiche von überall auf der Welt. Das ist besonders für remote arbeitende Teams oder Teams an verschiedenen Standorten nützlich. Es fördert die Transparenz und erleichtert den offenen Ideenaustausch, der für den Teamerfolg entscheidend ist.

Aufgaben effizient organisieren und verwalten

Mitarbeiter, die in einem Team arbeiten oder an einem gemeinsamen Projekt, können sich in Loop einen eigenen Arbeitsbereich erstellen. Dieser lässt sich über verschiedene Komponenten (Tabellen, Aufgabenlisten, Checklisten etc.) an die individuellen Bedürfnisse anpassen und kann beispielsweise für Projektplanung, Forschung oder Brainstorming verwendet werden. Für einen einfachen Einstieg bietet das Tool diverse Vorlagen an, aus denen sie wählen können.

Indem sie Workflows und Erinnerungen einrichten, können sie zudem Routineaufgaben automatisieren. Das spart Zeit und ermöglicht den Teammitgliedern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Die Plattform verbessert auch die direkte Kommunikation innerhalb von Teams durch integrierte Chatfunktionen und Videokonferenzen. Schneller Nachrichtenaustausch und spontane Meetings machen die Kommunikation effizienter und persönlicher.

Ein weiterer Pluspunkt: Loop ist Teil des Microsoft-365-Ökosystems und lässt sich mit anderen Microsoft-Apps wie Teams, SharePoint oder Outlook verbinden.

Ansicht Besprechung erstellen

Teammitglieder können Inhalte damit gleichzeitig über die verschiedenen Anwendungen hinweg teilen und bearbeiten. Durch das sehr strukturierte Arbeiten und den effizienten Austausch im Team kann Loop, einfach gesagt, als eine Mischung aus Microsoft One Note und Teams betrachtet werden.

Ein praktisches Anwendungsbeispiel:

Max ist Versicherungsvermittler und auf Berufsunfähigkeitsversicherungen (BU) spezialisiert. Seine Büroassistenz Heike erhält einen Anruf von einem potenziellen Kunden, der gerne eine BU abschließen möchte. Damit sich Max um diese Anfrage kümmert, erstellt Heike einen neuen Arbeitsbereich in Microsoft Loop. Max wird nun über das Aufgabentool (z. B. Microsoft ToDo) an diese Anfrage erinnert. Gemeinsam sammeln sie anschließend Informationen, ermitteln die Kundenbedürfnisse und erstellen ein individuelles Angebot. Durch die Nutzung von Loop kann das gesamte Team von Max Dokumente wie Kundeninformationen, Versicherungsbedingungen und Angebotsschreiben effizient speichern, organisieren und bearbeiten.

Während einer persönlichen Beratung mit dem Kunden kann Max direkt auf relevante Dokumente zugreifen und verschiedene Versicherungsoptionen präsentieren. Durch die Nutzung der Aufgabenmanagementfunktion von Loop kann das ganze Team den Fortschritt der Vertragsvorbereitung und des Vertragsabschlusses verfolgen und sicherstellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

Microsoft Loop ist mehr als nur ein weiteres Tool für die Zusammenarbeit

Mit Microsoft Loop können Sie Ihren Arbeitsalltag als Versicherungsmakler effektiver gestalten, Kundenanfragen schneller bearbeiten und die Zusammenarbeit im Team verbessern.
Es ist eine umfassende Lösung, mit der Sie die Produktivität im Team steigern können. Wenn Sie Nutzer von Microsoft-365-/Office-365-Abonnements sind, ist Microsoft Loop für Sie sogar kostenlos. Probieren Sie es doch gleich mal aus.